홍보대행사와 어떻게 일할까?

홍보대행사의 국내 역사는 길지 않다. 광고대행사에서 홍보 파트를 따로 두거나 미디어 파트에서 언론관계 관리를 위한 홍보를 진행하는 정도였지 홍보만을 위한 전문회사는 거의 없었다.

​1988년 서울올림픽을 전후로 홍보대행사가 태동하기 시작하여 1990년대 후반기에 들어서며 벤처기업의 성장과 함께 홍보대행사는 양적으로 급속도로 성장하기 시작하였다. 당시 홍보대행사의 주요 업무는 흔히 프레스 파이낸싱(press financing)이라고 할 정도로 언론에 노출되는 것이 벤처기업이 투자자를 모으는 지름길이라고 하였다. 그래서 언론에 치중한 프레스 릴리스가 주 업무가 되었다. 그러나 벤처기업의 쇠락과 함께 우후죽순으로 늘어만 가던 홍보대행사도 하나둘씩 줄어들게 되었다. 그런 와중에 홍보대행사의 업무는 아래와 같이 다양화되었다.

홍보대행사의 주요 업무

1. 기업 및 브랜드의 중장기 홍보 전략 수립
2. 언론홍보: 보도자료 개발 및 작성, 보도자료 배포, 기자 관리
3. 관계관리: 언론기자 관계, 지역사회 관계, 소비자 관계, 투자자 관계 등
4. 프로모션: 홍보 이벤트, 세일즈 프로모션 기획 및 진행
5. 홍보효과 및 평가
6. 미디어 모니터링: 뉴스 클리핑 및 이슈 모니터링 실시
7. 미디어 트레이닝 및 위기 커뮤니케이션 컨설팅
8. 사내 커뮤니케이션 진단 및 워크숍
9. 온라인 홍보 및 소셜미디어 홍보
10. 빅데이터 분석 및 메시지 전략

이 밖에도 홍보대행사는 실제로 많은 업무를 한다. 소위 말하는 BTL (Below the Line)부분을 거의 진행한다고 보면 된다. 클라이언트들은 광고회사나 이벤트회사에 의뢰하기 쉽지 않은 분야를 홍보대행사에 의뢰하는 경우가 종종 있기 때문이다.

​최근에는 홍보, 광고, 마케팅 대행사들의 경계가 없어지고 있다. 특히, 온라인 홍보가 홍보 활동에서 큰 비중을 차지하면서 기업이나 공공기관들은 홍보 관련 업무를 일일이 쪼개주기보다는 홍보라는 큰 그림에서 일괄적으로 집행해주기를 바라기 때문에 홍보대행사에서도 홍보, 광고, 온라인 홍보 등을 통합하여 운영하는 추세다. 

 

​기업이나 기관이 광고대행사나 홍보대행사 등 대행사를 활용하는 기본적인 목적을 클라이언트 입장에서 보면 두 가지 경우다. 첫째는 전문성을 필요로 하는 경우이며 다른 한 가지는 인력이 필요하기 때문이다. 어느 경우든 대행사를 쓰는 때는 장단점을 가지고 있다. 회사의 목적에 따라 차이가 있지만 기본적인 아웃소싱 개념에서의 장단점을 보면 다음과 같다.

홍보대행사 활용 장단점

1. 장점
① 전문성 확보

대행사는 일반 기업이 갖추기 어려운 다양한 분야의 전문가를 확보하고 있다.
② 폭넓은 정보 확보

홍보나 광고에 필요한 광범위한 정보와 자료를 확보하고 있다.
③ 객관성

기업 내의 시각이 아닌 제3자의 시각으로 업무를 처리하므로 객관성을 유지할 수 있다.
④ 문제해결 전문성

대행사별 각각의 전문분야가 있으므로 문제해결 능력이 뛰어나다.

2. 단점
① 이해도의 한계

기업이 가지고 있는 히스토리나 산업을 이해하는 데 한계를 가지고 있다.
② 준비기간 필요

대행사가 일을 시작하기 위해서는 전체를 파악하기 위한 준비기간이 어느 정도 필요하다.
③ 전담직원 부족

대행사는 여러 클라이언트를 상대로 서비스를 제공하기 때문에 전담직원이 부족하다.
④ 내부 정보 제공

내부직원이 아니므로 정보를 얻는데 한계가 있으므로 일일이 정보를 챙겨주어야 한다.
⑤ 비용

전문대행사에 제공되는 비용이 비교적 높은 편이다. 그러나 다른 측면에서 보면 정규직원 채용을 하지 않는 부담은 줄어든다.

대행사에 서비스를 의뢰하여 진행하는 것은 전적으로 업무의 질을 높이고 높은 성과를 성취하기 위한 것이다. 그러나 자칫 잘못하다 보면 오히려 역효과를 가져 올 수 있다. 이를 예방하기 위하여 대행사 직원들에게 어떻게 해야 하는지를 살펴보겠다.

대행사 관계관리 방법

1. 신뢰감을 주자.
대행사를 믿고 힘을 모아 업무를 진행함해야 한다는 사실을 잊지 말자. 대행사 직원들은 기업 담당자가 대우해 주는 만큼 성과를 가져다준다.

2. 많은 정보를 공유하자.
일을 진행할 때 충분한 정보를 주어야 한다. 단순히 업무를 지시하지 말고 배경 및 필요성을 충분히 공감할 수 있도록 설명해 주고 필요한 정보나 데이터는 꼼꼼히 챙겨주자. 충분한 정보공유는 결국 좋은 성과를 가지고 온다.

3. 창구를 일원화하자.
광고를 제작하거나 홍보를 진행할 때 홍보팀, 마케팅팀, 임원 등 기업의 여러 부분에서 담당직원이나 임원이 대행사에 주문을 하는 경우가 있다. 그러나 대행사는 이 모든 것을 소화하여 좋은 성과를 낼 수가 없다. 가능한 커뮤니케이션 창구는 일원화하여 좋은 작품이 나올 수 있도록 최대한 노력해야 한다.

4. 전문가들의 고유 영역은 인정해 주자.
광고는 광고쟁이에게, 홍보는 홍보쟁이에게 맡기자. 그들은 기업에 있는 담당자보다 그 분야에서는 전문가다. 과제를 주었으면 믿고 맡기자. 너무 깊이 관여를 하게 되면 결국 기업 담당자의 수준에 맞는 결과물이 나온다. 그렇게 되면 전문가를 쓸 이유가 없다.

5. 일한 부분은 대가를 지불하자.

대행사의 비즈니스 구조를 이해하자. 그들에게 시간은 비용이다. 몇 시간씩 일을 시키고 무료 서비스라고 생각한다면 대행사를 쓰지 말고 내부 인력을 고용하는 게 낫다. 그런 클라이언트라면 대행사도 좋은 결과를 위해 최선을 다하지 않을 것이다.

대행사는 우리의 비즈니스를 도와주는 파트너다. 그들과의 신뢰가 없이는 오히려 기업에서 주는 명령에만 움직이는 단순 심부름꾼에 불과하다. 그들을 믿고 서로 열린 커뮤니케이션을 통하여 기업의 조언자이자 파트너로서 함께 업무를 진행하여야 하겠다. 최근에 홍보대행사에서는 ‘대행사’라는 명칭을 쓰는 것보다 ‘컨설팅사’, ‘전문회사’를 선호하고 있다. 단순히 홍보 업무를 ‘대행’해주는 역할이 아니라, 클라이언트사와 함께 기업의 문제를 찾고 해결하는 커뮤니케이션 전문회사이자 클라이언트의 파트너로 역할을 하기 때문이다.  

출처: 『똑똑한 홍보팀을 만드는 실전홍보세미나 (김태욱, 커뮤니케이션북스, 2015』 중 <제4장 02 PT에서 관리까지 - 대행사 관계>에서

■ 김태욱 강사 / 컨설턴트
- 홍보 분야 : 홍보전략, 언론홍보, 보도자료 작성, 사회복지 문화 홍보 교육
- 스토리텔링 분야 : 브랜드스토리텔링, 소셜스토리텔링, 퍼스널스토리텔링 교육
- 소셜미디어 분야 : 온라인 홍보, 소셜미디어 홍보, 소셜콘텐츠 코칭 교육
- 1기업 홍보마케팅 분야 : 홍보마케팅 전략, 퍼스널브랜딩 전략 코칭 자문